書類選考で不採用を伝えるメール例文｜記載項目と送信時の注意点

書類選考で不採用を伝える際、「どのような文面なら失礼にならないか」「不採用理由まで書くべきか」「いつまでに連絡すればよいか」と迷う採用担当者は少なくありません。不採用メールは、選考結果だけを通知すればよいわけではなく、応募してもらったことへの感謝や応募書類の取り扱いなど、応募者が知りたい情報を過不足なく伝えることが大切です。

一方で、配慮しようとして長い説明を加えたり、不採用理由を必要以上に詳しく伝えたりすると、かえって誤解やトラブルにつながる可能性があります。この記事では、書類選考の不採用メールに必要な項目や、そのまま使える例文、送信時に確認したいポイントを企業の採用担当者向けに解説します。

書類選考の不採用メールに記載する7つの項目

書類選考の不採用メールは、必要な情報を簡潔にまとめ、応募者が「どの企業のどの選考結果なのか」「今後何らかの対応が必要なのか」を迷わず把握できる文面にすることが基本です。

一般的には、件名 / 宛名 / 応募へのお礼 / 書類選考の結果 / 応募書類の取り扱い / 結びの言葉 / 署名の7項目で構成すると、必要な情報を整理しやすくなります。不採用になった理由や社内での評価内容まで詳しく盛り込むのではなく、結果通知として必要な内容に絞ることがポイントです。

件名

件名は、メールを開く前に「何の連絡なのか」「どの企業から届いたのか」が分かる表現にします。たとえば、「書類選考結果のご連絡 / 株式会社〇〇」「〇〇職 書類選考結果のご連絡 / 株式会社〇〇」などが分かりやすいでしょう。

「選考について」「ご連絡」「採用について」のような件名では、他のメールに埋もれたり、応募者が内容を判断できなかったりする可能性があります。特に複数の企業へ応募している人もいることを踏まえ、会社名まで件名に含めておくと送信元を把握しやすくなります。

また、不採用であることを件名だけで強く打ち出す必要はありません。「不採用のお知らせ」と直接的に記載するよりも、「書類選考結果のご連絡」のように、内容を明確にしながらも配慮した表現にするとよいでしょう。

宛名

本文の冒頭には、「〇〇 〇〇様」のように応募者の氏名をフルネームで記載します。同姓の応募者がいるケースも考えられるため、苗字だけではなくフルネームで記載しておくと確認しやすくなります。

特に注意したいのが、テンプレートを利用して複数の応募者へ連続してメールを送る場合です。前に送信した応募者の氏名が残ったままになっていたり、宛名とメールアドレスが一致していなかったりすると、不採用という結果そのもの以上に企業への不信につながる可能性があります。

送信前には、宛名だけを見るのではなく、宛名 / メールアドレス / 応募職種 / 選考結果が同じ応募者の情報になっているかをまとめて確認しましょう。

応募へのお礼

選考結果を伝える前に、求人へ応募してもらったことへの感謝を簡潔に記載します。たとえば、「このたびは弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました」といった文面で十分です。

不採用の連絡だからといって、謝罪の表現を何度も重ねる必要はありません。応募者は求人内容を確認し、履歴書 / 職務経歴書を準備するなど一定の時間をかけて応募しているため、まず応募へのお礼を伝えたうえで結果を案内するほうが自然です。

また、書類選考の段階では面接を実施していないため、「先日はお忙しい中、弊社までご足労いただきありがとうございました」など、面接を前提とする定型文を流用しないよう注意しましょう。採用担当者が複数の選考段階で同じテンプレートを管理している場合は、書類選考用 / 面接後用などに分けておくと誤記を防ぎやすくなります。

書類選考の結果

書類選考の結果は、丁寧な言葉遣いを保ちながら、選考が終了したことが明確に伝わるようにします。「慎重に選考を進めた結果、誠に残念ながら今回はご希望に添いかねる結果となりました」「慎重に検討した結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました」などの表現が使えます。

「今回は難しい状況となりました」「今回は見送りとなる可能性があります」のように曖昧な表現を使うと、応募者が「まだ選考が続いているのか」「後日改めて連絡が来るのか」と判断できない場合があります。不採用メールでは、配慮を優先するあまり結果をぼかしすぎないことも大切です。

一方、「能力が採用基準に達していなかったため不採用としました」のように、応募者の能力を直接否定する表現にする必要はありません。不採用であることが正しく伝わる範囲で、簡潔かつ丁寧に記載しましょう。

応募書類の取り扱い

企業が履歴書 / 職務経歴書などを受け取っている場合は、不採用後に応募書類をどのように取り扱うのかも記載します。企業側で破棄するのであれば、「ご提出いただいた応募書類につきましては、弊社にて適切に破棄いたします」などと案内します。

紙の書類を返却する場合は、「お預かりした応募書類は郵送にて返却いたします」といった形で返却方法を伝えましょう。メールで受け取ったデータや採用管理システム上の応募情報についても、採用時に示した方針 / プライバシーポリシー / 社内の個人情報管理ルールに従って取り扱う必要があります。

大切なのは、メールの記載内容と実際の対応を一致させることです。「適切に破棄します」と案内した書類を採用担当者の手元に残したり、返却すると伝えたにもかかわらず処分したりしないよう、社内で取り扱い方法を統一しておきましょう。

結びの言葉

書類選考の結果を伝えた後は、相手への配慮が伝わる言葉でメールを締めます。「末筆ながら、今後のご活躍をお祈り申し上げます」などが一般的です。

応募へのお礼を本文冒頭で伝えている場合は、結びで再び長い謝意を記載する必要はありません。「今回はこのような結果となり大変申し訳ございません。心よりお詫び申し上げます」など、過度な謝罪を重ねるよりも、結果を端的に伝えたうえで簡潔に締めるほうが読みやすい文面になります。

なお、「また機会がございましたらご応募ください」といった表現を入れる場合は、本当に今後の応募を受け入れる可能性があるかも考慮しましょう。定型的に記載するのではなく、自社の採用方針に合った結びを選ぶことが大切です。

署名

メール末尾には、会社名 / 部署名 / 担当者名 / 連絡先など、送信元を確認するために必要な情報を記載します。採用専用のメールアドレスや電話番号を設けている場合は、普段の採用連絡で使用している署名を利用するとよいでしょう。

一方、社内ルール上公開する必要のない採用担当者個人の連絡先まで記載する必要はありません。応募者から問い合わせを受ける窓口をどこにするのかをあらかじめ決め、その窓口に合わせた署名を統一しておくと管理しやすくなります。

テンプレートを使う場合は、署名に旧部署名 / 異動済みの担当者名 / 古い電話番号などが残っていないかも定期的に確認しましょう。

【そのまま使える】書類選考の不採用メール例文

書類選考の不採用メールは、応募への感謝 / 選考結果 / 応募書類の取り扱い / 結びを中心に構成すれば、必要以上に長くする必要はありません。採用担当者が実務で使いやすいよう、応募書類を返却しない場合と返却する場合に分けて例文を紹介します。

そのまま送信するのではなく、株式会社〇〇 / 〇〇職 / 〇〇 〇〇様などの箇所を自社の募集内容に合わせて変更してください。また、応募書類の取り扱いに関する部分は、自社で実際に行う対応と一致しているか確認してから送信しましょう。

応募書類を返却しない場合のメール例文

応募書類を返却せず、自社で適切に破棄する運用の場合は、その旨をメール内で明記します。応募者に追加の手続きが必要ないのであれば、結果と書類の取り扱いが一度の連絡で分かる簡潔な文面にするとよいでしょう。

件名：書類選考結果のご連絡 / 株式会社〇〇

〇〇 〇〇様

このたびは、弊社の〇〇職の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

ご提出いただいた応募書類をもとに慎重に選考を進めました結果、誠に残念ながら、今回はご希望に添いかねる結果となりました。

なお、ご提出いただいた応募書類につきましては、弊社にて適切に破棄いたします。

このたびは弊社の求人にご関心をお寄せいただきましたこと、改めて御礼申し上げます。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〇〇
〇〇部 採用担当
〇〇 〇〇
電話：00-0000-0000
メール：xxxxx@example.com

文面では、「不採用」という言葉を直接使わなくても、「今回はご希望に添いかねる結果となりました」と記載すれば選考結果を伝えられます。ただし、曖昧になりすぎないよう、書類選考の結果として今回の採用を見送ったことが分かる文章にする必要があります。

また、「応募書類は責任をもって破棄します」「弊社規定に基づき破棄します」など、自社の運用に応じて表現を変更することも可能です。応募時に個人情報の取り扱い方針を示している場合は、その内容と矛盾しないようにしてください。

応募書類を返却する場合のメール例文

紙の履歴書 / 職務経歴書などを郵送で受け取っており、選考終了後に返却する運用の場合は、返却することが分かる一文を入れます。結果通知と同時に返送できない場合は、必要に応じて発送予定も案内すると、応募者が書類の状況を把握しやすくなります。

件名：書類選考結果のご連絡 / 株式会社〇〇

〇〇 〇〇様

このたびは、弊社の〇〇職の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

お送りいただいた応募書類をもとに慎重に選考を行いました結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

お預かりしております応募書類につきましては、郵送にて返却いたします。

このたびは弊社の求人にご応募いただきましたこと、改めて御礼申し上げます。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社〇〇
〇〇部 採用担当
〇〇 〇〇
電話：00-0000-0000
メール：xxxxx@example.com

メール送信と書類の返送日が異なる場合は、「応募書類は〇月〇日に発送予定です」など、自社で確定している範囲で補足してもよいでしょう。ただし、確実に守れる日程が決まっていない段階で具体的な発送日を約束する必要はありません。

また、返却方法を普通郵便 / 書留など自社で定めている場合は、その運用に沿って対応します。メール本文だけを修正して実際の返送手続きが漏れることのないよう、選考終了からメール送信 / 書類返却までを一連の採用業務として管理しましょう。

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書類選考の不採用メールを書くときの5つのポイント

書類選考の不採用メールでは、単に「不採用です」と伝えるだけでなく、応募者に不要な不安や誤解を与えない文面を意識する必要があります。

特に押さえたいのは、選考結果を明確にすること / 応募への感謝を伝えること / 不採用理由を詳しく書きすぎないこと / 応募書類の取り扱いを明記すること / 必要な情報に絞ることの5点です。採用担当者ごとに判断が変わらないよう、基本的な文面を社内でテンプレート化しておくと対応を統一しやすくなります。

選考結果を曖昧にせず明確に伝える

不採用メールでは、書類選考が終了したことが応募者に伝わる表現を使用します。「慎重に選考した結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました」「今回はご希望に添いかねる結果となりました」など、丁寧ながらも結論が判断できる文面が適しています。

一方で、「現時点では採用が難しい状況です」「今回は厳しい結果となっています」などの表現では、最終的な選考結果なのか、まだ検討中なのかが分かりません。応募者が今後の連絡を待つべきか判断できない文章は避けましょう。

企業側としても、結果通知を明確にすることで、「まだ選考中だと思っていた」「結果が分からないので確認したい」といった問い合わせを減らしやすくなります。丁寧さと曖昧さは異なるため、相手への配慮を保ちながら結果を明確に伝えることがポイントです。

応募してもらったことへの感謝を伝える

不採用という結果であっても、応募者は求人情報を確認し、履歴書 / 職務経歴書を作成するなど、応募のために時間を使っています。そのため、結果だけを通知するのではなく、「このたびは弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました」など、応募への感謝を最初に伝えましょう。

採用担当者にとっては多数の応募者へ送る定型的な連絡であっても、受け取る側にとっては自分自身の選考結果です。必要事項だけを機械的に並べたメールよりも、簡潔な一文でも応募へのお礼があるほうが企業として誠実な印象につながります。

ただし、感謝を伝えるために長文にする必要はありません。書類選考の段階であるにもかかわらず面接への参加を感謝するなど、選考状況と一致しない定型文が入っていないことのほうが重要です。

不採用理由は必要以上に詳しく記載しない

書類選考の不採用メールでは、応募者の評価内容や他の応募者との比較まで詳しく説明する必要はありません。「慎重に選考した結果、今回はご希望に添いかねる結果となりました」など、選考を行ったうえで採用を見送ったことを伝える文面を基本とするとよいでしょう。

採用担当者が配慮のつもりで「経験年数が不足していたため」「他の応募者のほうが優秀だったため」など、具体的な理由を書くと、応募者の受け止め方によっては追加の問い合わせや認識の行き違いにつながる可能性があります。特に、評価者の主観に依存する内容や、採用基準として社内で正式に定めていない内容をメールに記載するのは避けたほうがよいでしょう。

何らかの理由を伝える運用にする場合も、どのような内容まで回答するのかを担当者個人の判断に委ねず、社内で方針を決めておくことが大切です。応募者によって説明内容が大きく異ならないよう、選考基準と回答方針を整理しておきましょう。

応募書類を返却するか破棄するか明記する

企業が履歴書 / 職務経歴書などを預かっている場合、書類選考が終わったあとに応募書類がどうなるのかは応募者が気になりやすい点です。返却する場合 / 自社で破棄する場合など、実際の運用に合わせてメール内に明記しましょう。

特に紙の履歴書を郵送で受け取っている場合は、「郵送にて返却します」「弊社にて適切に破棄します」と一文加えるだけでも、その後の対応が分かりやすくなります。企業側で返却しない方針であれば、応募時に示している個人情報の取り扱いに関する案内とも一致させておく必要があります。

社内では、選考担当者が結果を決定したあと、誰が応募書類を破棄 / 返却するのかまで決めておくと対応漏れを防ぎやすくなります。不採用メールだけを送って書類が採用担当者の机や共有フォルダに残り続けるといった状態を避け、メールの案内と実務をセットで管理しましょう。

必要な情報に絞って簡潔な文章にする

不採用メールは、長く書けば丁寧になるわけではありません。応募への感謝 / 選考結果 / 応募書類の取り扱い / 結びといった必要な情報を順序立てて記載し、応募者が短時間で内容を把握できる文面にすることが大切です。

不採用への申し訳なさから、「せっかくご応募いただいたにもかかわらず」「弊社といたしましても大変心苦しい限りではございますが」といった表現を何度も重ねると、肝心の選考結果が分かりにくくなる場合があります。過度な謝罪や選考過程の詳細な説明は避け、相手への配慮を示しながら端的にまとめましょう。

テンプレートを作成するときも、あらゆるケースに対応しようとして文章を増やしすぎないことがポイントです。基本のテンプレートを用意し、応募書類の返却有無など応募者ごとに異なる部分だけを差し替えられる形にすると、文章の品質と業務効率を両立しやすくなります。

書類選考の不採用メールはいつ送る？

書類選考の結果が確定したら、事前に応募者へ案内している選考スケジュールを守り、できるだけ早く連絡することが基本です。求人票 / 応募受付メールなどで「書類到着から〇営業日以内」「〇月〇日までに結果をご連絡します」と案内している場合は、その期限に沿って対応しましょう。

結果が決まっているにもかかわらず連絡を後回しにすると、応募者は選考が続いているのか判断できません。採用担当者が忙しい場合でも、不採用連絡まで含めて選考業務として管理し、結果確定からメール送信まで必要以上に期間を空けない運用が必要です。

一方、社内での選考に想定以上の時間がかかり、事前に案内した日までに結果を確定できない場合もあります。この場合は、結果が出るまで何も連絡しないのではなく、「現在選考に時間を要しております。〇月〇日までに改めてご連絡いたします」など、状況と新たな連絡予定を伝えるとよいでしょう。

採用担当者ごとに通知のタイミングが異なる企業では、「選考結果確定日の翌営業日までに送信する」など、社内の目安を決めておく方法もあります。メールのテンプレートとあわせて送信期限までルール化しておけば、「担当者が連絡したつもりになっていた」といった対応漏れも防ぎやすくなります。

また、結果確定後すぐに送ることだけでなく、送信する時間帯にも配慮するとよいでしょう。深夜や早朝に採用担当者個人のメールアドレスから送信するよりも、通常の業務時間帯に送信したほうが企業からの正式な連絡として自然です。予約送信機能を利用する場合も、送信予約後に選考結果が変わっていないか確認できる運用にしておきましょう。

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書類選考の不採用メールを送る前に確認したい注意点

不採用メールは、一度送信すると取り消すことが難しいため、内容そのものだけでなく送信方法にも注意が必要です。特に宛先 / 宛名の間違いや、他の応募者の情報が含まれたメールの誤送信は、応募者からの信頼を損なうだけでなく、個人情報に関する問題につながるおそれがあります。

テンプレートを使っている場合ほど、「定型文だから問題ない」と考えず、応募者ごとに変更する部分を送信前に確認しましょう。採用担当者が複数いる企業では、確認項目や送信ルールを共通化することも大切です。

宛先 / 宛名 / 会社名などを送信前に確認する

送信前には、メールアドレス / 応募者氏名 / 募集職種 / 自社名 / 採用担当者名 / 選考結果などを確認します。特にテンプレートをコピーして使う場合は、前の応募者の氏名や応募職種が残っていないか注意しましょう。

「〇〇様」の氏名だけを変更して安心するのではなく、本文中に応募者名が複数回入っていないか、件名の職種名が正しいか、署名が現在の担当者情報になっているかまで確認します。差し込み項目が多いほどミスが起こりやすくなるため、テンプレート内で変更が必要な箇所をあらかじめ統一しておく方法も有効です。

たとえば、「宛名」「募集職種」「応募書類の取り扱い」「送信先」の4項目を送信前チェックとして定型化すれば、担当者の経験だけに頼らず確認できます。採用管理システムを利用して自動で情報を差し込む場合も、元データが正しく登録されているか確認することが欠かせません。

複数の応募者を宛先に入れて一斉送信しない

複数の応募者へ同じ不採用メールを送る場合でも、応募者のメールアドレスが互いに見える状態で一斉送信するのは避けましょう。他の応募者の氏名やメールアドレスが表示されれば、個人情報の漏えいにつながるおそれがあります。

基本的には、応募者ごとに個別のメールとして送信します。採用管理システムなどで複数人への送信処理をまとめて行える場合も、それぞれの応募者には自分宛ての情報だけが表示される仕組みになっているか確認しましょう。

Bccを利用すれば他の受信者のメールアドレスを非表示にできますが、不採用メールでは応募者ごとに宛名 / 選考状況 / 応募書類の取り扱いが異なる可能性があります。そのため、単にBccへ入れてまとめて送ればよいと考えず、一人ひとりの選考情報と対応内容が一致する方法を選ぶことが大切です。

また、採用担当者が手作業で大量のメールを送る場合は、送信先を取り違えるリスクも高まります。応募数が多い企業では、採用管理システムの送信機能やテンプレートを利用しつつ、個別の情報を正しく反映できる運用を整えましょう。

応募書類の取り扱いとメールの記載内容を一致させる

メールに記載した応募書類の取り扱いと、社内で実際に行う対応は必ず一致させます。「弊社にて適切に破棄します」と案内したにもかかわらず書類を保管し続けたり、「郵送で返却します」と記載したまま返送を忘れたりすることがないよう注意が必要です。

紙の履歴書 / 職務経歴書だけではなく、メールに添付されたファイルや採用管理システム上に保存された応募情報も確認します。どの時点で削除 / 保管するのか、誰が管理するのかなどは、自社の個人情報管理ルールや応募時に示した方針に沿って対応しましょう。

また、テンプレートを複数用意している場合は、「返却用」「破棄用」を取り違えない仕組みも必要です。書類の取り扱い方法を選考管理上の項目として登録し、それに対応するテンプレートを使用するなど、担当者の記憶だけに依存しない運用にするとミスを減らしやすくなります。

応募書類の取り扱いは、不採用メールの文面だけで完結するものではありません。結果確定 / メール送信 / 書類の返却または破棄までが完了して初めて一連の対応が終わると考え、採用フローの中で管理しましょう。

書類選考の不採用メールに関するよくある質問

書類選考の不採用メールでは、基本的な文面を整えていても、「返信不要と書いて問題ないか」「理由を聞かれたらどう答えるべきか」といった判断に迷う場合があります。ここでは、採用担当者が実務で迷いやすい3つの疑問について回答します。

不採用メールに返信不要と書いてもよいですか？

応募者からの返信を必要としていない場合は、「なお、本メールへのご返信は不要です」などと記載しても問題ありません。不採用メールは企業から選考結果を伝えるための連絡であり、応募者に返信してもらわなければ手続きが完了しないわけではないためです。

ただし、「返信しないでください」「お問い合わせには回答できません」など、相手を拒絶する印象が強い表現は避けたほうがよいでしょう。「ご返信には及びません」「本メールへのご返信は不要です」と簡潔に記載すれば十分です。

また、応募書類の返却や個人情報の取り扱いなどについて問い合わせを受け付けている企業では、「返信不要」と案内することが自社の対応方針と合っているかも確認してください。問い合わせ窓口を別途設けているのであれば、「本メールへの返信は不要です。お問い合わせは〇〇までお願いいたします」といった形で案内する方法もあります。

返信不要の一文は必須ではありません。自社の採用フローや、送信に使用しているメールアドレスが返信を受信できるかなどを踏まえて判断しましょう。

書類選考の不採用理由を聞かれた場合はどう対応しますか？

応募者から不採用理由を尋ねられた場合に備えて、回答するかどうか / どこまで説明するかを社内であらかじめ決めておくと対応しやすくなります。採用担当者ごとに回答方針が異なると、同じような選考結果でも説明内容に差が生じるためです。

不採用メールと同様、他の応募者との比較や、面接官 / 選考担当者の主観的な評価をそのまま伝える必要はありません。たとえば、「選考内容の詳細につきましては個別に回答しておりません」など、自社の方針に沿った回答を用意しておく方法があります。

一方、企業として一定の範囲で理由を回答する方針であれば、実際の選考基準と一致する説明にする必要があります。その場で思いついた理由を伝えるのではなく、採用要件や選考記録を確認したうえで、どこまで伝えるかを判断しましょう。

また、一度具体的な理由を説明すると、さらに詳しい評価内容や選考基準について質問を受けるケースも考えられます。採用担当者が個別判断で対応を続けるのではなく、問い合わせがあった場合の回答範囲 / 対応者 / エスカレーション先まで決めておけば、一貫した対応を取りやすくなります。

書類選考の不採用通知はメールだけでも問題ありませんか？

書類選考の不採用通知は、事前に郵送や電話で連絡すると案内している場合などを除き、メールで伝える方法でも問題ありません。応募時からメールを主な連絡手段としている企業であれば、応募者側も確認しやすく、採用担当者も選考結果を記録として残しやすい方法です。

ただし、求人票や応募受付時に「選考結果は電話で連絡します」などと案内している場合は、その内容と異なる連絡方法にすると応募者が混乱する可能性があります。原則として、事前に案内した方法や自社の採用フローに沿って通知しましょう。

メールで送る場合は、応募者が見落とさないよう、件名に「書類選考結果のご連絡」と会社名を入れ、用件が分かるようにすることも大切です。また、送信エラーが発生した場合に備え、結果通知が正常に届いているか確認できる運用を整えておくと安心です。

まとめ┃書類選考の不採用メールは感謝と結果を簡潔かつ丁寧に伝える

書類選考の不採用メールでは、応募への感謝を伝えたうえで、選考結果を曖昧にせず簡潔に記載することが大切です。件名 / 宛名 / 応募へのお礼 / 書類選考の結果 / 応募書類の取り扱い / 結びの言葉 / 署名の7項目を基本にすると、必要な情報を整理しやすくなります。

不採用理由については原則として詳しく書く必要はなく、評価内容や他の応募者との比較を盛り込みすぎないようにしましょう。また、履歴書 / 職務経歴書などを受け取っている場合は、返却するのか企業側で破棄するのかを明記し、メールに記載した内容と実際の対応を一致させる必要があります。

選考結果が確定した後は、事前に案内したスケジュールを守って速やかに連絡します。テンプレートを利用する場合も、宛先 / 宛名 / 募集職種 / 応募書類の取り扱いなどを応募者ごとに確認し、誤送信や案内内容の不一致を防ぎましょう。

人事・採用・労務に役立つ情報をお届けします

書類選考の不採用メールは、文面だけでなく、連絡のタイミング / 個人情報の取り扱い / 社内での対応ルールまで整えておくことが大切です。採用実務では応募者対応の適切な進め方も継続的に確認する必要があるため、最新の実務情報を把握する際はメールマガジンをご活用ください。

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