【そのまま使える例文あり】面接辞退メールの正しい書き方とマナー｜内定・当日対応も解説

就職や転職活動において、面接を辞退する機会は少なくありません。他社での内定やスケジュールの都合など、理由はさまざまですが、いざ連絡するとなると「どう伝えたらいいだろうか」「失礼にあたらないだろうか」と不安になる方もいるでしょう。

面接辞退は、社会人としてのマナーと誠意が問われる場面です。連絡を怠ったり、不適切な方法で伝えてしまったりすると、企業に悪印象を与えてしまう可能性があります。今後のキャリアのためにも、円満に辞退する方法を知っておくことが大切です。

この記事では、面接を辞退する際に適切なメールの書き方やマナーをわかりやすく解説します。実際に使える例文も多数掲載していますので、困ったときの参考にしてください。

面接を辞退する際にメールを送るべき理由

電話ではなくメールで連絡するメリット

面接辞退の連絡は、基本的にメールで行うのが適切です。メールであれば、相手が忙しい時間帯でも迷惑をかけずに済み、記録として残るため双方にとって安心です。採用担当者も複数の候補者を管理していることが多く、履歴が残るメールは後から確認しやすいという利点があります。

企業への印象を左右するポイント

辞退の連絡をするかしないかは、応募者の誠意をはかる重要な判断材料です。最後まで丁寧に対応する人は「信頼できる」と印象づけられ、将来もし再応募する場合にもプラスになります。逆に曖昧な対応は「責任感がない」と受け取られる可能性があります。辞退する場面だからこそ、誠実な姿勢を示すことが大切です。

返信を放置してはいけない理由

応募したまま音信不通になると、企業の採用スケジュールに悪影響を与えます。面接官や人事担当の調整が無駄になり、他の候補者にも迷惑をかけることになるのです。また「社会人としてマナーを知らない人」というレッテルを貼られかねません。短い一通のメールでも誠意は伝わるので、必ず連絡するようにしましょう。

面接辞退メールを送るタイミング

できるだけ早く連絡すべきケース

面接を辞退すると決めたら、できるだけ早く連絡を入れるのが基本中の基本です。特に、以下のようなケースでは即座の連絡が求められます。

• 面接日程が確定した後：面接の日程調整を終えた後に面接辞退を決めたら、すぐに連絡しましょう。企業は面接官のスケジュール確保や、会議室の予約など、さまざまな準備を進めています。早めの連絡は、企業側の手間を最小限に抑えられます。
• 他の企業から内定をもらったとき：第一志望の企業から内定をもらったり、他の選考が先に進んだりした場合も、すぐに連絡しましょう。企業は選考の進行状況に応じて、次の応募者への案内や、選考全体のスケジュールを組んでいます。あなたが選考から抜けることがわかれば、企業も次のアクションを速やかに取ることができます。

いつまでに送れば失礼にならないか

明確な期限はありませんが、一般的には面接日の2営業日前までにメールを送るのが理想的です。多くの企業では、面接日の前日や当日に最終的な準備を始めます。このタイミングで辞退の連絡を入れられると、担当者は急な予定変更を余儀なくされ、大きな負担となります。2日前までに連絡を入れることで、企業側は余裕をもって対応できるため、お互いにとって良い結果につながるでしょう。

前日・当日の場合の対応方法

当日や直前の辞退は、可能な限り電話での連絡が望ましいです。その後、改めてメールで連絡を入れると、より丁寧な対応となります。やむを得ない理由での辞退であっても、迅速かつ誠意ある対応をすることで、企業の理解を得られやすくなります。

面接辞退メールの基本構成

件名の付け方（「面接辞退のご連絡」など）

件名は、メールの内容をひと目で理解できるよう、簡潔かつ明確にすることが重要です。

• 「面接辞退のご連絡（氏名）」
• 「◯月◯日 面接辞退のご連絡（氏名）」

採用担当者がすぐに内容を把握できるよう、端的で誤解のない件名を心がけましょう。

宛名・担当者名の正しい書き方

メールの冒頭には、企業の正式名称と採用担当者の部署名、氏名を正確に記載します。

• 株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様
• 採用ご担当者様

企業名は略さず、正式名称を記載しましょう。担当者名がわかっている場合は、必ず氏名で「〇〇様」と記載します。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」や「人事部採用ご担当者様」としましょう。

本文に盛り込むべき内容（挨拶・辞退理由・お礼）

本文には、以下の3つの内容を盛り込むのが基本です。

1. 挨拶と名乗り：まずは「お世話になっております」などの挨拶から始め、自分の氏名を名乗ります。
2. 辞退の意思とお詫び：面接を辞退する旨を明確に伝え、面接の機会を設けてもらったことへの感謝と、辞退することへのお詫びを述べます。
3. 結びの言葉：末尾には、企業の今後の発展を祈る言葉で締めくくります。

結びの言葉（「今後のご発展をお祈り申し上げます」など）

• 「貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます」
• 「今後のご活躍を心よりお祈りいたします」

最後の締めくくりにおいて、誠実さや感謝の気持ちを示す言葉を添えることで、好印象を残せます。

面接辞退メールの例文集

ここでは、状況に応じた面接辞退メールの例文をいくつか紹介します。これらの例文を参考に、自分の状況に合わせて修正して使ってみてください。

一般的な辞退メールの例文

件名：
株式会社〇〇
人事部　採用ご担当者様

お世話になっております。
先日、貴社の採用面接のお時間をいただきました、〇〇と申します。

〇月〇日〇時より面接のお約束をいただいておりましたが、
誠に勝手ながら、面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

ご多忙の折、面接の機会を設けていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

他社の内定を理由とする場合の例文

誠に恐縮ではございますが、この度、他社から内定をいただき、そちらへの入社を決意いたしました。
つきましては、大変申し訳ございませんが、今回の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

一身上の都合を理由とする場合の例文

〇月〇日〇時より面接のお約束をいただいておりましたが、この度、一身上の都合により、今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

当日や直前に辞退する場合の例文

件名：【緊急】本日面接を辞退させていただきます（氏名）
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様

お世話になっております。
本日〇時より面接のお約束をいただいておりました、〇〇と申します。

大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、
本日の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。

取り急ぎ、メールにてお詫びとご報告をさせていただきます。

ご多忙の折、貴重な面接の機会を設けていただきましたこと、心より感謝申し上げます。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

面接辞退の電話とメール、どちらが適切か？

メールが基本とされる理由

現代のビジネスシーンにおいて、面接辞退の連絡はメールが一般的になりつつあります。その主な理由は、以下の通りです。

• 担当者の負担軽減：メールは担当者が都合の良い時間に確認できるため、電話のように業務を中断させる心配がありません。担当者の業務効率を妨げない配慮は、ビジネスマナーとして高く評価されます。
• 記録が残る：送受信の履歴が残るため、後から内容を確認することができます。特に、採用担当者が複数いる場合でも、メールを共有することで情報伝達の漏れを防ぐことができます。
• プレッシャーが少ない：応募者にとって、電話で辞退を伝えるのは心理的なプレッシャーが大きいものです。メールであれば、落ち着いて文章を作成し、自分の気持ちを整理しながら伝えられます。

電話で連絡すべきケース（当日・急ぎの場合）

当日や直前の辞退は、メールだけでは担当者が確認できない可能性が高いため、まず電話で伝えましょう。その後にフォローとしてメールを送ると丁寧です。

電話とメールの併用パターン

面接前日や当日に辞退する場合、電話とメールを併用するのが最も丁寧な方法です。まず、電話で口頭で辞退の旨を伝え、その際に「改めてメールでもご連絡させていただきます」と一言添えることで、相手に丁寧な印象を与えられます。この方法であれば、担当者は迅速に辞退の事実を把握でき、メールで記録も残せるため、お互いにとって安心です。

面接辞退で気をつけるマナーとNG例

「音信不通」にするのは最悪の印象

辞退連絡をしないまま面接を欠席するのは、最も避けるべき行動です。社会人としての信頼を大きく損なうだけでなく、将来的に業界内で悪い印象が共有される可能性もあります。どんな理由であっても、最低限の連絡は必ず入れましょう。

辞退理由を正直に書きすぎない

「待遇が合わなかった」「社風が合わないと感じた」などの理由を率直に書くと、相手に不快感を与えることがあります。辞退理由は必要最低限で問題ありません。「一身上の都合」「他社の選考状況を踏まえ」といった柔らかい表現が無難です。

定型文をそのまま使うのは避けるべき？

ネットの例文をコピーして送ると、どうしても形式的な印象になります。文面の骨組みは利用しても良いですが、挨拶やお礼の部分だけでも自分なりにアレンジすると誠意が伝わりやすくなります。ちょっとした工夫で印象が変わる点を意識しましょう。

ビジネスメールとしての敬語・言葉遣い

辞退メールも正式なビジネス文書です。「すみません」ではなく「申し訳ございません」、「よろしくお願いします」ではなく「お願い申し上げます」といった丁寧な敬語を使いましょう。言葉遣いひとつで印象が大きく変わるため、最後まで気を抜かないことが大切です。

よくある質問（FAQ）

面接辞退はLINEやSNSで伝えてもいい？

LINEやSNSは、あくまでカジュアルなコミュニケーションツールです。企業とのやり取りは、公的な手段であるメールか電話で行うのがビジネスマナーです。採用担当者も、個人的なツールで連絡が来ることを好ましく思わない可能性が高いので、必ずメールで伝えるようにしましょう。

内定辞退と面接辞退は対応が違う？

内定辞退は企業にとって影響が大きく、特に丁寧な対応が必要です。必ず電話で直接伝え、続けてメールで正式な文面を送るのが望ましいです。面接辞退以上に誠意を持った対応を心がけましょう。

複数社応募中の場合の面接辞退メールの書き方は？

複数の企業に応募している状況での面接辞退メールも、基本的には一般的な辞退メールと変わりません。辞退理由を尋ねられても、「他社からの内定」や「一身上の都合」など、簡潔にまとめるのが良いでしょう。「他の会社も受けている」と正直に伝える必要はありません。

面接辞退の連絡をしないとどうなる？

連絡を怠ると、企業に「無責任な人」「常識のない人」という印象を与えてしまいます。その結果、あなたの名前が業界内で悪い形で知られる可能性もあります。また、企業はあなたの安否確認のために、何度も電話をかけたり、メールを送ったりするかもしれません。これは企業に余計な手間をかけさせる行為です。どんな理由であれ、面接を辞退すると決めたら、必ず連絡を入れましょう。

まとめ：誠意ある対応で印象を下げない

面接を辞退すること自体は決して珍しいことではありません。大切なのは、辞退を決めたら速やかに、そして誠意を持って連絡することです。メールを中心に、必要に応じて電話も併用すれば、最後まで礼儀正しい対応ができます。
一度の対応で、今後の印象や可能性が変わることもあるため、ビジネスマナーを意識して丁寧に連絡しましょう。

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