ビジネスマナーで大切なことって？職場で使える基本のマナー8つ

2024年7月29日

社会人になると意識するビジネスマナーは、普段のマナーとは少し異なる特徴や注意点があります。

ただ、ビジネスマナーは基本をもとに状況に応じて取り入れる必要があり、誤った覚え方は相手にも失礼を与える恐れも。

今回は、仕事におけるビジネスマナーの基本や必要な理由、学び方をご紹介。

ビジネスマナーを理解し、自信を持って明日からのビジネスシーンに活用できるようになりましょう！

この記事をざっくり言うと

✓ビジネスマナーでは相手への気配りが必要
✓ビジネスマナーでの大切なことがわかる
✓ビジネスマナーの学び方が理解できる　

ビジネスマナーとは相手への気配り

ビジネスマナーとは、ビジネスをスムーズに進めるための礼儀や作法、所作全般の相手への気配りを指します。

そもそもマナーとは相手に迷惑をかけず、良好で快適な環境や関係を築き上げること。

中でもビジネスマナーは、ビジネスをする上での相手への感謝の気持ちや敬う気持ちをもつことが大切です。

ビジネスマナーを身につけると、お互いが気持ちよくスマートに仕事を進めるための環境づくりが可能になります。

相手の立場や状況を考えた振る舞いが重要

ビジネスマナーでは相手の立場を考えた振る舞いが大切となり、自発的かつ積極的な動きが重要とされます。

ビジネスマナーでは、基本のマナーを理解した上で相手の状況や立場に応じて臨機応変に対応する力が必須。

マニュアル通り真似するのではなく、基本的なビジネスマナーを、相手の立場に合わせて臨機応変に対応する力が必要です。

ビジネスマナーでは表面上の礼儀や作法ではなく、相手の立場や状況を考えた立ち振る舞いが大切になります。

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ビジネスマナーはなぜ必要か

相手への心配りを大切にした礼儀や作法を取り入れるビジネスマナーですが、ビジネス全般で以下の効果が期待できます。

信頼関係を築く
顧客満足(CS^※)を高める
会社のイメージをよくする

^※Customer Satisfactionの略。以下CSと表記

ビジネス社会と言われる現代において、人同士の繋がりは切り離せず「人の心を動かせるか？」はビジネスに大きな影響を与えます。

相手の心を掴むビジネスマナーの習得はビジネスを円滑にし、心同士の繋がりを重要視する必要性があるのです。

信頼関係を築く

年齢や価値観、経験値の異なる人同士が心を通わせ、信頼関係を築く効果がビジネスマナーにはあります。

さまざまな人同士の繋がりを取りもつため、相手の立場や状況に応じて円滑なコミュニケーションや関係性の構築が可能。

信頼できる関係で安心してビジネスを進めるために不可欠で、ビジネスマナーはビジネスの基本です。

相手の立場を考慮したビジネスマナーで、良好な信頼関係を築くきっかけとなります。

顧客満足(CS)を高める

相手の立場を考えた立ち振る舞いで、お客様にとっても信頼しやすく顧客満足(CS)を高める効果が期待できます。

顧客満足度の基準には、商品の機能性はもちろんですが、人同士の繋がりや信頼関係が不可欠です。

顧客満足の中でも人的要素では従業員の接客や対応、専門性などによって構成され、ビジネスマナーは必要な要素になります。

商品の性能や使いやすさなどの物的要素も顧客満足に不可欠ですが、従業員のビジネスマナーがなければ不快感を与える恐れも。

信頼関係を築きやすいビジネスマナーで、顧客の心に響くお仕事を取り入れて、顧客満足を高める効果があります。

会社のイメージをよくする

ビジネスマナーを正しく取り入れると、会社のイメージ向上が期待できます。

取引先やお客様など関わるすべての人々のイメージを決定づける要素ともなり、ビジネスに大きな影響を与えるのです。

たとえば高性能な商品を扱っていても、関わる従業員の態度や言葉遣い、身だしなみが悪いとマイナスな印象を与える危険性も・

相手の立場に立ったビジネスマナーは取引先やお客様との関係を円滑にし、会社のイメージ向上の効果が期待できます。

【基本のビジネスマナー】大切なこと8つ

ビジネスマナーは基本を元に、相手の状況や立場に応じて立ち振る舞いをする必要があります。

ここでは8つにわけて、実践的なビジネスマナーをご紹介。

言葉遣い
挨拶や話し方
身だしなみを整える
整理整頓をする
時間を守る
報告・連絡・相談の実行
電話やメールでの対応
名刺交換

ビジネスマナーは基本を習得し状況に応じて実践できる力が必要になります。

言葉遣い

ビジネスにおいて「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の使い方は、言葉遣いのイメージを大きく左右します。

それぞれの敬語の特徴は以下で、状況や相手によって瞬時に使い分けを行うことが大切です。

尊敬語	・相手側の動作に使用・相手を立てて敬意を示す
謙譲語	・自分側の動作に使用・自分側の行為を謙り、相手に敬意を示す
丁寧語	・立場に関係なく使用

状況に応じて使い分けを行い、相手への敬意や人間関係や社会関係の形成、距離感を整えることが可能になります。

相互尊重を重視する敬語は、相手への心配りや状況に応じた振る舞いが必須のビジネスマナーにおいて欠かせない存在です。

挨拶や話し方

言葉遣いと同じくビジネスパーソンと関わる上で、挨拶や話し方などはビジネスマナーでも重要な要素になります。

挨拶や話し方としては、以下を意識することで相手の立場や状況を考えた気配りが可能です。

自分から挨拶
アイコンタクトをしながら相槌を打つ
にこやかな表情
声のトーンや大きさの調整
肯定的な言葉の選択
相手の話を奪わない

敬語の使用はもちろんですが、人間関係や第一印象を左右する挨拶や話し方はビジネス上での関係性を深めるために欠かせません。

お互い良好な気持ちで信頼関係を構築するためにも、挨拶や話し方はビジネスマナーとして意識することが大切です。

身だしなみを整える

身だしなみは本人はもちろん、会社全体のイメージを左右し、気持ちよくビジネスを進める上で重要です。

具体的には、清潔感を意識し、相手が「不快」「不信」な気持ちとならないよう注意が必要。

また、働きやすさや動きやすさなどの機能性も重視できると、働く上で自分自身も快適に活動できます。

身だしなみはイメージを作る重要な要素で、髪型や服装、持ち物それぞれの部分で、状況や立場を考慮して整えることが大切です。

みだしなみ①髪型

ビジネスに相応しい髪型の特徴は以下。

男性	・髪が耳にかかっていないか・襟足の髪は短くしているか
女性	・髪が長い場合はまとめる・横髪はなくす

男性・女性で細かい部分は異なりますが、目立ちすぎず、顔まわりをスッキリさせることが重要です。

染髪はマイナスイメージを与えやすいため、控えた方が安心。

ビジネスマナーではビジネスシーンに相応しいかを判断し、会社のイメージや雰囲気に合わせて髪型を整えることが大切になります。

身だしなみ②顔の周り

相手を見る際に一番に確認する顔は第一印象やイメージに大きく関係し、ビジネスにおいて以下を意識することがおすすめです。

男性	・ヒゲは剃る・ヒゲの剃り残しの有無
女性	・化粧は薄化粧・血色のよいナチュラルメイク

男女ともに最低限のスキンケアを習慣化すれば、清潔感のある顔まわりになります。

とくに会社の代表として、取引先やお客様と関わる際に顔まわりの身だしなみは会社全体のイメージに影響する可能性も。

顔まわりの身だしなみでは、清潔感を心がけることが大切です。

身だしなみ③服装

服装の身だしなみにおいて以下を取り入れてみてください。

男性	・ワイシャツの汚れやシワ・制服やスーツの調和・ネクタイの着用
女性	・制服のサイズ・シャツの汚れやシワ・スカートの丈・ストッキングの色・伝線

制服の際は、袖口や襟などの細部の汚れやシワなどまで確認が大切です。

服装はあなたの雰囲気やシルエットに影響するため、自分に合ったサイズ感で清潔感も忘れずに身だしなみに取り入れましょう。

整理整頓をする

ビジネスマナーにおいて、職場の整理整頓は仕事を円滑に進めて、お客様や取引先の方の訪問にも安心して対応できます。

整理整頓でのポイントは以下。

不要なものは捨てる
書類はこまめに整理する
書類や情報の保管は会社のルールに従う
定期的に清掃を取り入れる

デスク周りや職場はできるだけ整理整頓を心掛けると、仕事をスムーズにでき些細なトラブルも防ぐことが可能です。

個人情報の保護や機密保持の観点からも、働く環境は常に清潔にしておくことが大切になります。

普段から職場の整理整頓を心がけ、仕事をしやすい環境に保っておくことはビジネスマナーのポイントです。

時間を守る

時間を守ると信頼関係を構築しやすく、ビジネスをスムーズに進めるきっかけとなります。

時間を守るためのポイントは以下。

タスク管理を徹底する
優先順位をつける
前日から準備する
予定を把握し、早めに行動

ビジネスにおいて、取引先やお客様との約束は厳守が絶対ですので、時間を守る意識づけが大切になります。

待ち合わせや予定の時間は必ず守り、お仕事を円滑に信頼構築しながら進めることがビジネスマナーでは不可欠です。

報告・連絡・相談の実行

報告・連絡・相談（報連相〈ホウレンソウ〉）は、組織で働く際には不可欠でビジネスマナーの基本として取り入れます。

報告・連絡・相談をコミュニケーションに取り入れる際のポイントは以下。

報告	・結論を1番に話す・聞かれる前にこまめに報告すること
連絡	・情報の共有・新しいことは速やかに連絡する
相談	・わからない部分の相談・相談に乗ってもらった際は結果まで伝える

組織でコミュニケーションを怠ると、信頼関係を築くことが難しくなり、仕事に支障をきたす危険性があります。

仕事上のコミュニケーションでは報告・連絡・相談を実行し、円滑にビジネスを進めることが可能です。

電話での対応

電話の対応は顔が見えず声や言葉、話し方によってイメージが左右され、相手に対してのビジネスマナーが必要です。

電話対応のマナーとしては、以下がポイント。

電話は3コール以内に出る
利き手でない方で受話器を持ち、利き手でメモをとる
挨拶は必ず一言告げる
メモは5W1Hで取っておくと伝言もしやすい

電話する際は、スムーズにお仕事できるよう、丁寧な対応を心がけることが大切です。

電話対応は、取引先やお客様にとって会社の入り口であり、会社の印象に影響を与える点に配慮してビジネスマナーを身につけます。

名刺交換

外部の人や初対面で自己紹介をする際「名刺」が必要とされ、名刺の受け取りや差し出し方を身につける必要があります。

受け取り方	・両手で受け取る・相手の目を見る
差し出し方	・相手に名刺の正面を向ける・相手の目を見て両手で渡す

名刺交換は日本で必須とされ、仕事では数枚は持っておくと安心。

ビジネス上ではもちろん、初対面で会った際のマナーとして、名刺交換の方法は事前の把握がおすすめです。