24時間勤務のシフト管理方法を徹底解説！作成のコツや注意点も紹介

最近は警備会社やホテル業界をはじめとして、24時間勤務を導入している会社も増えてきています。生産性を上げるための方法として非常に有効な勤務形態ではありますが、シフト作成やスタッフの管理は難しくなるでしょう。

実際にパーソルイノベーション株式会社が行った調査では、シフト作成の抱える課題の中で、『シフト作成の手間』は第１位でした。
本調査の概要は以下の通りです。
・調査目的：「店舗運営業務の担当者」が感じている業務の難点を調査すること
・調査期間：2022/07/13～
・調査対象：飲食業・サービス業ではたらいている正社員20～50代
・調査方法：インターネットリサーチ

シフト管理に対して抱えている課題を調べると、以下のようなランキングが得られました。

【シフト管理に対して抱えている課題ランキング】
1位：シフト作成の手間が大きい（22％）
2位：要望調整が大変（20％）
3位：人材が不足している（14％）
3位：シフトの急な変更がある（14％）
5位：各従業員の休憩管理が大変（8％）

また、一方で、ホットペッパーグルメ外食総研が発表している「飲食店経営者のDXに対する興味・関心と導入状況・効果の調査」を見てみましょう。
当調査では、「18歳以上の飲食店経営者」を対象として、デジタルツールの導入状況や、効果実感について調べています。

【各デジタルツールの導入効果実感】
1位：シフト・勤怠管理
2位：人材系の管理
3位：人事労務
4位：従業員の教育
5位：売上・経費
6位：仕入れ

（出典：飲食店経営者のDX（※3）に対する興味・関心と導入状況・効果の調査（2022年3月実施） (recruit.co.jp)）

2つの調査結果をふまえると、シフト管理関連のデジタルツールの導入は現場・経営ともにメリットを享受しやすいと言えます。
シフト管理関連のデジタルツールは、現場の工数削減はもちろん「経営数値管理強化」「人材不足の解消」など幅広く重要な経営効果もたらします。

今回は、24時間勤務のシフト作成方法や管理するときのコツ、注意点についてお伝えしていきます。

最後に、シフト作成のためにおすすめのツールも紹介していますので、ぜひ読んでみてください。

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24時間勤務ってどんなはたらき方？

24時間勤務とは、その名の通り24時間はたらく勤務形態です。
しかし、24時間「連続」してはたらくわけではありません。

24時間のうち、8時間は休憩時間になるので、16時間が勤務している時間となります。

つまり24時間勤務は1日で、2日分はたらいたことになるので、週休4日40時間労働のシフトになることがほとんどです。

たとえば、日曜日が勤務日とすると、以下のようなシフトになります。

日曜日	月曜日	火曜日	水曜日	木曜日	金曜日	土曜日
勤務	休み	休み	勤務	休み	休み	勤務

ただし、この場合は週の勤務時間が48時間になってしまうので、3日ある勤務日のうち1日は8時間労働に変更する必要があります。

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24時間勤務のシフトを管理するときのコツ

それでは次に、24時間勤務のシフトを管理するときのコツを紹介していきます。
24時間勤務のシフト管理に悩んでいる人は、以下3つのコツを試してみてください。

それぞれ詳しく紹介していきます。

スタッフを分類しておく

シフトを作り始める前に、スタッフに対してアンケートを取っておくといいでしょう。

あらかじめスタッフを分類しておくことで、シフト作成の時間は大幅に削減できます。

「火曜日は出勤不可」「24時間勤務は週に1回まで」など、スタッフの希望は可能な限り反映させてあげましょう。

シフトを固定化しない

24時間勤務の職場の場合、シフトを固定化しない方がシフトは組みやすくなります。

一般的な職場であれば「月曜日は〇〇さんと⬜︎⬜︎さん」このように曜日や週によってシフトをある程度固定していた方が管理は簡単です。

しかし24時間勤務の基本は「1勤2休」で1日はたらいたら2日の休日が必要なため、週や月ごとのローテーションは不向きでしょう。

また、肉体的な負担も大きいので、しっかりと休息の時間を設けていなければ、モチベーションも低下してしまいます。

シフトを作成する手間は増えるかもしれませんが、24時間勤務の職場を円滑に回すためには、シフトを固定化しない方がいいでしょう。

正社員ではなくアルバイトを採用する

24時間勤務は1店舗の生産性を向上させるためには、非常に有効な方法ですが、シフトの観点で言えば「シフトの穴が埋めづらい」という大きなデメリットがあります。

24時間勤務のはたらき方をしているのは、ほとんどの方が正社員でしょう。

シフトの穴を埋めるために正社員を新たに雇うのは、コスト的に厳しい会社も多いのが現実です。

正社員だけで24時間勤務のシフトを回していると、病欠などの理由から、急に人員不足に陥ったときに対処できません。

柔軟なはたらき方をしてくれるアルバイトを雇っていた方が、シフトを管理する側としては非常に助かります。

24時間勤務のシフト作成の注意点

ここからは、24時間勤務のシフト作成の注意点について紹介していきます。
主な注意点は、以下の3つです。

それぞれ詳しく解説していきます。

必要な人数を見極める

24時間勤務のシフト作成の注意点1つ目は「必要な人数を見極める」です。

同じ業界でも地域や店舗によって、忙しい時間帯や繁忙期は異なります。

あなたがはたらいている店舗の状況を正確に把握して、本当に必要な人数を見極めましょう。

特に接客業は人員不足の状態で営業していると、サービスの質が極端に下がるので、店舗の売上に大きく影響します。

シフトを作成する人は、曜日や時間帯ごとに必要な人数を正確に把握しておきましょう。

コンプライアンスを遵守する

24時間勤務のシフト作成の注意点2つ目は「コンプライアンスを遵守する」です。

当たり前ですが、シフトを管理している人は、スタッフの体調や家庭の事情だけでなく、コンプライアンスも考慮しなければいけません。

24時間勤務の職場は拘束時間が長いので、勤務時間が法定労働時間を超えていたり、必要な休日の日数が足りていないなど、コンプライアンス違反になりやすいでしょう。

スタッフの労働条件を守ってあげることも、シフトを管理している人の重要な仕事の1つです。
また、シフトを作るときは、しっかりと休憩時間を取れるシフトになっているかも必ずチェックしておきましょう。

関連記事 > アルバイトの法定労働時間は？正しい労働時間のルールを知っておこう

トラブルを想定しておく

24時間勤務のシフト作成の注意点3つ目は「トラブルを想定しておく」です。

「勤務中にケガをしてしまった」「病欠でスタッフが足りなくなってしまった」など、シフトを管理している人は、あらゆるトラブルを想定していなければいけません。

もちろん、すべてのトラブルに対応できるシフトを作成するのは現実的ではないでしょう。

ですが、さまざまなトラブルを想定していれば、最悪の状況は防げるはずです。

「お客さまとトラブルがあったが新人スタッフばかりで対応できなかった」「ワンオペ予定だったスタッフがこれなくなって営業ができない」など、お店の業績に大きく影響するようなトラブルには早急に手を打つべきでしょう。

複数の店舗を展開しているなら、店舗同士でヘルプに入れるようにして、欠員を補充できる仕組みを作るなど、問題を根本的に解決することが重要です。

24時間勤務のシフト作成なら「シェアフルシフト（旧：Sync Up）」がおすすめ

24時間勤務のシフト作成は、一般的な8時間労働のシフトよりも管理が複雑です。

「シフト作成の時間を短縮したい」「労働基準法を覚える時間がない」「シフト管理業務を効率化したい」こんなふうに悩んでいるなら、シフト管理サービス「シェアフルシフト（旧：Sync Up）」の導入を検討してみてください。

シェアフルシフト（旧：Sync Up）を利用すれば、労働基準法を超えてしまったらアラートで教えてくれるので、難しいルールを覚えていなくてもコンプライアンス違反を防げます。

また、スタッフごとに情報を登録したり、店舗独自のルールを設定することも可能です。
あらかじめモデルシフトを登録していれば、シフト作成に必要な時間も短縮できるでしょう。

いつでもシフト希望を提出できたり、簡単にシフトを確認できるなど、現場ではたらくスタッフにもメリットがあります。

24時間勤務のシフトに悩んでいるなら、ぜひ利用してみてください。

24時間勤務のシフト作成はコンプライアンスに要注意！

今回は、24時間勤務のシフト作成方法や管理するときのコツ、注意点についてお伝えしました。

24時間勤務のシフト管理は、コンプライアンスチェックや必要な人員の見極めなど、さまざまな問題があります。

シフト管理をもっと簡単にしたいと思っているなら、シフト管理サービスを導入してみてはいかがでしょうか。

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24時間勤務のシフト管理に悩んでいるなら、ぜひ利用してみてください。