シフト管理者必見！シフト調整の基本をお伝えします！

　シフト管理者の皆さんはシフト調整に関して頭を悩ませた経験はありませんか?どんな職場でも人手が上手く調整できず、スタッフと交渉した経験があるかと思います。

　時には無理を言ってシフトの都合をつけてもらわなければならず、相談する側も何かと気疲れしてしまいまよね。あまりにも無茶な調整やお願いの仕方次第では、従業員との軋轢を生んでしまう原因にもなるので、できればトラブルなく事を運びたいですよね。この記事ではシフト調整の基本と、実際にお願いする時のポイントについて解説していきたいと思います。

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シフト調整がうまくいかない理由は？

　シフト調整が毎月うまくいかない…そこには一体どんな理由があるのでしょうか?まずは原因を知り対策を打つ必要があります。

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同じ属性のアルバイトが多く偏っている

　学生アルバイトはテスト期間中勉強に集中したいでしょうし、主婦（夫）アルバイトは保育園や学校が休みの土日当然出勤することが難しくなります。

学生ばかりが多い、主婦（夫）ばかりが多いというように、同じ属性のアルバイトで固まってしまっている職場だと、休み希望の日が被ってしまします。特定の曜日や時期にシフトが埋まらなくなってしまうので、いつも誰かに無理を言ってお願いする必要が出てしまいます。

学生、主婦（夫）、シルバー世代など属性や生活スタイルの異なる従業員を満遍なく採用し、お互いのシフトの穴を無理のない範囲で埋められるようにしましょう。高校生の場合テスト期間はどの学校も大体同じ時期に集中しているので、学校が違うからといって安心できませんので、採用の際は注意が必要です。

日常的なコミュニケーションが不足している

　普段からコミュニケーションが取れていれば、会話の中で休みたいイベントの情報を自然と聞く事ができます。例えば、子供の授業参観日や文化祭などの休みを取りたいイベントについて知ることができるので、調整が利かせやすくなります。相談しにくいシフト調整について、アルバイトスタッフも日常の会話の中で自然な形で相談することができます。

新人アルバイトは特に、相談するタイミングなどが分からずタイミングを伺っていることも多いです。時にはアイドルタイムや忙しくない時間帯を活用して、こちらから次月の休みやイベント事について触れてみるのも効果的でしょう。

シフト表の公開が遅い

　シフト表の完成、公開が遅くなってしまうと従業員が予定を立てづらい、シフト変更の相談がしづらくなってしまうという問題点が挙げられます。変更ができず無理をして働いた従業員は、自分の首を絞めてしまい、結果としてストレスや不満を抱いてしまう可能性があります。

いくら人間関係が良好な職場でも、若いアルバイトが先輩に相談する、年が離れている年配の方に対して、ギリギリのシフト相談することはなかなか難しいものです。なるべく早くシフトを公開し、従業員に調整のゆとりを持たせてあげましょう。

シフト作成が負担になる場合は、Excelやシフト管理システムを活用することでシフト作成の効率を上げられます。スタッフの数が多い、シフト作成を苦手に感じている方は便利なツールを活用して、楽に効率的に管理することをオススメします。

独自ルールが多くヘルプが働きづらい

　ルールの違いでヘルプが上手く活用できない場合も大きな問題です。

独自ルールは慣れないヘルプにとって働きづらく、自分は「よそ者」という感覚を抱いてしまうものです。折角のヘルプに来てもらっても十分にポテンシャルを発揮できず、お互いイマイチに感じてしまうでしょう。一度ネガティブな印象を持たれてしまうと、次回からヘルプを断られてしまうことも考えられます。

極力、お店の独自ルールは作らず、職場以外のスタッフでも働ける環境になっているかどうか一度見直しをしてみて下さい。

アルバイトにシフト調整をお願いするときのポイント

　どうしてもお願いする必要があるけどお願いの仕方が分からない・・・そんな方に向けてお願いする時のポイントをご紹介します。

回りくどく言わず、ストレートに伝える

　回りくどい言い回しはせず、人員が厳しく困っている旨を伝えましょう。アルバイトスタッフも自分の生活や予定がある中で時間の都合をつけてもらうので、結果はともあれ、申し訳ない気持ち・感謝の気持ちを伝えることは肝心です。

いつもアルバイトスタッフ厳しく接している方が、シフトを調節の時だけ感謝したり、優しい口調で相談した場合「都合のいい時だけいい顔する」という印象を持たれる可能性があります。そのため普段からのアルバイトスタッフとの関係性が大事になります。

納得して働けるよう理由を説明する

どんなに忙しくても「人がいないから」「仕方ないから」という理由で済ませるのではなく、コミュニケーションを通して少しでも納得してもらった上でシフト調整をお願いしましょう。お願いは理由がセットではないと効果的ではありません。話せる範囲で人が厳しい理由、なぜあなたにお願いしているのか理由を説明するとより納得に繋がるでしょう。

時には断りやすい逃げ道を用意しておく

相談された側もどうしても都合がつかず、シフト調整が厳しい場合があります。人員が厳しい状況は分かっているけど、どうしても断わらないといけない状況は、相手に罪悪感を抱かせてしまいます。

「学校が忙しいとは思うけど」「他店にヘルプもお願いできるから、無理しなくていい」という風な、相手が断る場合に罪悪感を軽減できるような逃げ道を用意した上で相談するとよいでしょう。 仮に無理して出勤してもらった場合は、不満やストレスを抱える原因にもなりますので、しっかり感謝の言葉を伝えたり、休みの日を作るなどのフォローを入れるようにしましょう。

普段からの信頼関係が大事

普段から良好な関係を築けていれば、運営に協力的で困ったときに助けてくれます。シフトを工夫しても、希望のシフト通りにいかず、時には希望外の日に出勤してもらうなど様々なイレギュラーはどうしても発生してしまうものです。

アルバイトスタッフが「困ったときはお互い様」「店長のために手伝わないと」と思ってくれるかどうかは信頼関係が重要です。シフト調整にも前向きに考え、快諾してもらえるよう普段のコミュニケーションを大切にしましょう。

それでもシフトが埋まらないときは？

　スタッフに相談したけど、どうしてもシフトの穴が埋まらない場合はどうすれば良いのでしょう。 仮にシフトが埋まらなくても、複数の方法が頭に浮かんでいれば焦らず、冷静に対処することができます。

他店にヘルプをお願いする

　お店内のスタッフでカバーできない場合は、同じ系列のお店や姉妹店にお願いしてヘルプを要請しましょう。そのお店の事は分からないが、業種が同じで共通のスキルがある方がヘルプで来てくれるので、1から10まで説明する必要はなく即戦力としての活躍が期待できます。 関連記事 >> 複数店舗のヘルプ調整は人手不足解決の”鍵”！　スムーズに調整するには？

人材派遣会社にお願いする

　別途経費がかかってしまうので、あまり利用したくないという方もいないと思いますが、ヘルプがお願いできず、どうしても人手が足りない場合は人材派遣会社の活用を検討しましょう。ヘルプ同様、業種に理解のある方が来てくれるので、お店やスタッフを守るためいざという場合は活用して下さい。

可能ならば退職したスタッフにお願いする

　お店の運営やルール上で可能ならば、過去に退職したスタッフにお願いするのも一つの手です。 お店の事も分かりますし必要なスキルを持っているので、多少ブランクはあったとしても安心して仕事を任せることができます。その方との信頼関係が築けていれば力になってくれるでしょう。

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シフト作成工数の削減

　アルバイトスタッフはスマホで希望シフトを提出でき、提出されたシフトはPCの管理画面に自動で反映されるため、転記作業が削減されます。他店舗の不足シフトに対してもスタッフ自ら応募できるスタッフシェアリング機能で店舗間の調整が簡単に。大変なシフト管理作業を効率化します。

アルバイトスタッフの稼働向上

　　確定している自分が入る予定のシフトはもちろん、自店舗、他店舗の不足シフトをいつでもどこでもスマホで確認することができます。直前でも入れるシフトが見えるため、自分のスケジュールを埋めることができ、スタッフの稼働向上に繋がります。

スタッフ満足度向上

　　「メダル機能」を通じて、シフトに入った際に感謝を伝えることができます。働いて終わりではなく、日頃から働いてもらった感謝やフィードバックを送ることで店舗とアルバイトスタッフの関係性を深めることができます。