アルバイトの不採用メールの書き方は？例文や作成のポイントを解説！

アルバイト採用の選考を進める中で、どうしても発生するのが「不採用通知」。特にメールで連絡する際、どのように伝えるべきか迷う採用担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、アルバイト応募者に対して不採用を伝えるメールの基本構成や書き方のポイント、パターン別の例文まで分かりやすく解説します。応募者に配慮した、誤解のない不採用メールを作成する参考にしてください。

不採用メールとは？

不採用メールとは、書類選考や面接の結果、採用を見送ることになった応募者に対して、その結果を伝えるためのメールです。アルバイト採用に携わる担当者であれば、こうした連絡を送る場面は避けて通れません。

もちろん、送る側にとっても気が重い内容ですし、受け取る側にとっても歓迎されるものではありません。しかし、不採用の連絡一つで企業の印象が大きく左右されることもあるのです。たとえご縁がなかったとしても、応募者が将来的に顧客や取引先になる可能性は十分にあります。だからこそ、誠実かつ丁寧に対応することが、長い目で見て企業にとってもプラスになります。

アルバイトの不採用メールを送るタイミングはいつ？

不採用メールは、応募者の今後の活動にも関わるため、できるだけ早めに伝えることが望ましいでしょう。面接から3日以内、遅くとも1週間以内に連絡するのが一般的な目安とされています。

ただし、あまりに早すぎる通知は「しっかり選考されていないのでは」と不信感を与える可能性もあるため、即日連絡は避けたほうが無難です。とはいえ、遅すぎるのも配慮不足と思われかねません。1週間を過ぎそうな場合は、進捗だけでも一報を入れるのが丁寧でしょう。

また、郵送で書類を返却する場合は、書類の到着までに時間がかかるため、先にメールで通知しておくと親切です。

アルバイトの不採用通知はメールや電話・郵送どれが良い？

不採用の連絡方法について、「どれが適切なのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。ここでは、メール・電話・郵送それぞれの使い分けについて確認していきましょう。

基本的に電話ではなくメールで送る方が望ましい

不採用通知は、原則としてメールでの対応で問題ありません。かつては郵送が一般的でしたが、届くまでに日数がかかることや、作業の手間を考えると、現在ではメール対応が主流になっています。特に応募者が多い場合、一人ひとりに郵送や電話で対応するのは多くの時間がかかってしまいます。

メールであれば、応募者も自分のタイミングで確認でき、双方にとって効率的です。ただし、送信時の宛先間違いには要注意。個人情報を含む内容だからこそ、メール送信は慎重に行うことが求められます。

緊急性の高い場合は電話が良い

不採用通知は通常、メールでの連絡が一般的ですが、状況によっては電話での連絡が適切な場合もあります。​例えば、選考結果の通知が遅れており、応募者の今後の予定に支障をきたす可能性がある場合や、特別な事情を直接説明する必要がある場合です。

​電話連絡の際は、応募者の都合を考慮し、適切な時間帯を選びましょう。​また、口頭での連絡は後日「言った言わない」のトラブルに発展する可能性もあるため、通話後に同じ内容を記載したメールを送信し、記録を残すことをおすすめします。

書類を返却する場合は郵送

応募者から預かった履歴書や職務経歴書などの応募書類を返却する際は、郵送が一般的です。応募書類を折らずに返送するために、A4サイズの書類がそのまま入る「角形2号」や「角形A4号」の封筒を使用しましょう。

また、書類返却時には「送付状を同封」するのがマナーです。​送付状には、送付年月日、応募者の氏名、差出人情報、タイトル、挨拶文、同封書類の説明などを記載します。​応募書類の返却とともに、不採用の通知や感謝の意を伝えることで、丁寧な印象を与えることができます。

なお、履歴書や職務経歴書などは応募者の個人情報を含むものなので、封筒はしっかりと封をし、内容物が透けないものを使用してください。

アルバイトの不採用メールの基本的な書き方

不採用メールには一定の形式があります。伝える内容はシンプルでも、応募者に誤解や不快感を与えないよう、丁寧な表現と配慮が求められます。

ここからは、件名・宛名・挨拶・選考結果・応募書類への対応など、メールの基本構成について順を追って見ていきましょう。

件名

メールを見た瞬間に何の連絡かが伝わるよう、件名には「【選考結果のご連絡】〇〇アルバイト採用について」など、通知内容を簡潔に書くのが一般的です。受信ボックスに埋もれにくくなるよう【】を活用するのも効果的です。

「不採用」や「お祈り」など、ネガティブな表現は避け、あくまで中立的・ビジネスライクな言い回しを心がけましょう。応募者が複数の選考を受けている可能性もあるため、職種名や企業名を入れておくとより親切です。

応募者名

本文の冒頭には、応募者のフルネームを正しく記載しましょう。「〇〇様」と敬称を付け、誤字や脱字がないか必ず確認してください。どれだけ丁寧な文章でも、名前を間違えてしまうと、印象が一気に悪くなります。

また、多数の応募者がいる場合でも、テンプレートのまま「応募者各位」などと記載するのは避けたいところです。一人ひとりに向き合う姿勢は、名前の書き方ひとつからでも伝わりますので、細かい部分こそ丁寧に対応しましょう。

挨拶と謝意

応募者名の後には、自社名と担当者名を名乗るのが基本です。応募者が複数の企業に応募している可能性もあるため、「〇〇株式会社 採用担当の△△です」といった一文を入れることで、どの選考結果かがすぐに伝わります。

そのあとに、応募への感謝の気持ちを一文添えましょう。「このたびは当社アルバイト求人にご応募いただき、誠にありがとうございます」といった形式で問題ありません。定型文のように見えても、きちんと気持ちが伝わるパートなので、丁寧に記載することが大切です。

選考結果

選考結果は、余計な前置きをせず、端的にまとめます。「慎重に選考を進めた結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に沿いかねる結果となりました」といった表現がよく使われます。

「不採用」という言葉をそのまま使う必要はありません。応募者に過度なショックを与えず、かつ意味が正しく伝わる文面を意識しましょう。回りくどくなりすぎないよう、言葉のトーンとバランスを大切にしたいところです。

応募書類の対応方法

履歴書や職務経歴書など、応募者からお預かりした書類についての取り扱いも、メール内で必ず明記しましょう。返却する場合は「履歴書記載の住所へ返送いたします」、破棄する場合は「責任をもって破棄いたします」と記載します。

返却・破棄のいずれであっても、応募者に不安を与えないよう、簡潔かつはっきりと伝えることが大切です。返却の場合は、送付の目安時期も記載しておくと親切です。

アルバイトの不採用メールの例文をパターン別に解説

ここからは、実際に使える不採用メールの例文を、選考の段階別に紹介していきます。書類選考・面接・最終選考と、それぞれの状況に合わせた文面を用意していますので、用途に応じて使い分けてみてください。

書類選考で不採用になった場合

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇 アルバイト募集の件

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇 採用担当の△△と申します。

このたびは、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。

ご提出いただいた書類をもとに慎重に選考を行いました結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に沿えない結果となりましたことをお知らせいたします。

多数のご応募をいただく中での判断となり、選考には非常に悩ましい部分もございましたこと、どうかご理解いただけますと幸いです。

なお、お預かりした応募書類につきましては、履歴書記載のご住所宛に返送いたしますのでご査収ください。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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株式会社〇〇

人事部 採用担当　△△（フルネーム）

〒123-4567

東京都〇〇区〇〇町1-2-3 〇〇ビル〇F

TEL：03-1234-5678

Email：saiyo@〇〇.co.jp

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面接で不採用になった場合

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇 

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇 採用担当の△△と申します。

先日はお忙しい中、弊社アルバイトの面接にお越しいただき誠にありがとうございました。

ご提出いただいた応募書類と面接でお伺いした内容をもとに社内で厳正に検討しました結果、今回は誠に残念ではございますが、採用を見送らせていただく結果となりました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりますこと、心よりお詫び申し上げます。

なお、お預かりした応募書類につきましては、ご返却を希望されない旨を確認しておりますので、当社にて責任を持って破棄させていただきます。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

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株式会社〇〇

人事部 採用担当　△△（フルネーム）

〒123-4567

東京都〇〇区〇〇町1-2-3 〇〇ビル〇F

TEL：03-1234-5678

Email：saiyo@〇〇.co.jp

HP：～～～～～～～～～～～～

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最終選考で他の人に決まった場合

件名：【選考結果のご連絡】株式会社〇〇 

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇 採用担当の△△と申します。

このたびは、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。

書類選考および複数回の面接を経て、最終選考までお進みいただきましたこと、重ねて感謝申し上げます。

さて、選考結果についてですが、社内で慎重に検討を重ねた結果、今回は誠に残念ながら、採用を見送らせていただく結果となりました。

ご期待に添えず誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますと幸いです。

なお、お預かりした応募書類につきましては、個人情報保護の観点から、当社にて責任を持って破棄させていただきます。

このたびのご縁に心より感謝申し上げますとともに、〇〇様の今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

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株式会社〇〇

人事部 採用担当　△△（フルネーム）

〒123-4567

東京都〇〇区〇〇町1-2-3 〇〇ビル〇F

TEL：03-1234-5678

Email：saiyo@〇〇.co.jp

HP：～～～～～～～～～～～～

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不採用時にNGな表現や内容

無神経で否定的な表現

「あなたには適性がありません」「他の応募者の方が優れていました」などの、応募者の自尊心を傷つけかねない表現は避けるべきです。代わりに、ポジティブな言葉で感謝の意を伝えましょう。

曖昧で誤解を招く表現

「今回は採用を見送りましたが、今後の機会にはご応募ください」
本当に再応募を歓迎する場合は問題ありませんが、そうでなければ応募者に無駄な期待を抱かせる恐れがあります。

個人攻撃や過度なフィードバック

「あなたの面接態度が良くなかった」「スキル不足です」など、具体的なフィードバックは場合によっては有益ですが、不採用通知には基本的に記載しない方が無難です。

冷たい文面や無感情な表現

「以上、採用見送りのお知らせです。」
短すぎたり、定型文のみで終わると応募者に冷たい印象を与えます。丁寧に感謝の意を伝えつつ、フォーマルに表現しましょう。

誤字・脱字や名前のまちがい

応募者の名前をまちがえることは信頼を損なうため、内容確認を徹底しましょう。

アルバイトの不採用メールを作成する際の7つのポイント

ここからは、不採用メールを作成するうえで意識しておきたいポイントを7つに分けて解説します。企業の信頼度にも関わる部分なので、基本的なマナーから見落としやすい注意点まで、しっかりと押さえておきましょう。

サイレントお祈りはしない

応募者にとって最も困るのは、「採用されなかったこと」ではなく、「いつまでも返事が来ないこと」です。連絡がないまま選考が終わっていた、という“サイレントお祈り”は、採用側の手間は減らせても、応募者にとっては不信感しか残りません。

また、アルバイト応募者の中には、スケジュールを調整しながら複数の求人にエントリーしている方も多く、採否の連絡が来ないと次の行動に移りづらくなります。

そのため、仮に採用枠が埋まったとしても、「選考の結果、ご縁がなかった」ことをきちんと伝える。それだけで応募者の印象は大きく変わるものです。誠実な対応こそが、長い目で見て企業にとってプラスになるということを覚えておきましょう。

なるべく早めに不採用を知らせる

不採用が決まった場合、通知はできるだけ早く行うのが鉄則です。書類選考であれば応募書類を受け取った日から、面接であれば面接日から3日以内を目安に連絡するのが理想とされています。

どんな結果であれ、応募者は「いつ通知が来るのか」と落ち着かない気持ちで待っています。連絡が遅れることで、不安や不満を抱かせてしまうことにもつながりかねません。

特に注意したいのが、結果が出ているにも関わらず連絡を後回しにすること。これは応募者に対して不誠実な印象を与え、企業の印象にも影響します。

やむを得ず通知が遅れる場合は、事前に「結果は◯日以内にご連絡いたします」など、目安を伝えておくだけでも安心感が生まれます。早めの対応が信頼につながると意識しておきましょう。

宛先は絶対に間違えないように確認する

当然ですが、不採用メールを送る際は、宛先の名前やメールアドレスに誤りがないか、必ず確認してください。名前の漢字を間違える、別の応募者に送ってしまうといったミスは、応募者に対して失礼にあたるだけでなく、個人情報の漏洩や思わぬトラブルに発展するリスクもあります。

特に、テンプレートを用いて複数の応募者にメールを送る場面では、宛先の入力ミスやBCC設定の忘れなど、うっかりした操作ミスが起こりがちです。送信前には、宛名・メールアドレス・文中の氏名が全て正しいかをきちんと確認しましょう。

誰が見てもわかりやすいように簡潔に

不採用メールは、まわりくどい表現や長すぎる文章は避け、必要な内容を端的にまとめることが大切です。応募者は結果を知りたいという気持ちでメールを開きます。そこで冗長な文面が続くと、何が言いたいのかが伝わりにくくなり、混乱を招くこともあります。

「選考の結果、今回はご希望に添えない結果となりました」といった簡潔で率直な言い回しがベストです。必要な情報だけを、丁寧に、分かりやすく伝えることを心がけましょう。読み手にストレスを与えないことが、結果的に誠実な対応にもつながります。

応募者に対する感謝の言葉を必ず記載

たとえ不採用であっても、応募してくれたことへの感謝の気持ちは必ず伝えるようにしましょう。応募者は、数ある求人の中から御社を選び、履歴書を準備し、時間を割いて応募してくれたわけですから、その労力に対する敬意を表すことは最低限のマナーといえます。

「貴重なお時間を割いて面接にお越しいただき、誠にありがとうございました」や「当社に関心をお寄せいただきましたこと、心より感謝申し上げます」などの表現が定番ですが、形式的であってもその一言があるかどうかで、受け手の受け止め方はまるで違います。

不採用の理由を明確に記載しない

不採用の理由については、企業側に開示する法的な義務はないため、基本的には伝える必要はありません。実際のところ、理由を記載したとしても納得されないことがほとんどで、かえって誤解や不満を招いてトラブルに発展する可能性もあります。

不採用理由を記載せずとも、「慎重に検討させていただいた結果」といった表現で十分に意図は伝わるので、相手に配慮しつつ、角の立たない言い回しを選びましょう。

万が一、応募者から理由を尋ねられた場合には、「恐れ入りますが、社内規定により個別の選考理由についてはお答えいたしかねます」といった形で、丁寧にお断りすることが大切です。

時候の挨拶は書かない

丁寧な文章にしようとするあまり、「拝啓　春暖の候〜」といった時候の挨拶から入ってしまうケースがありますが、不採用通知のメールでは省略するのが一般的です。​時候の挨拶を入れると、要点がぼやけてしまい、応募者にとってわかりづらい印象を与える可能性があります。

 ​そのため、冒頭では応募への感謝を簡潔に述べ、すぐに本題である選考結果を伝えるようにしましょう。

本文は端的に、必要な内容だけを伝えることを意識しましょう。

まとめ

本記事では、アルバイト応募者への不採用メールの書き方について、基本構成から具体的な例文、作成時に意識すべきポイントまでを詳しく解説しました。

せっかく自社に興味を持って応募してくれた方に不採用通知を送るのは、気が重いと感じるかもしれません。それでも、応募者は結果を待っていますので、選んでくれたことへの感謝を忘れず、迅速かつ誠実な対応を心がけましょう。

文面に迷ったときは、記事内で紹介した例文をベースに、自社らしい表現で調整してみてください。