人材不足の解決にはシフト管理？明日からできる解決策をご紹介します。

「人が足りない」というお悩みを抱えたことのないマネージャー、店長は少ないのではないでしょうか。

新型コロナウイルス感染拡大によっていまは十分なスタッフ数が在籍しているかもしれませんが、
長期的に見ると間違いなく人材不足のトレンドは進んでいます。

慢性的な人材不足を解消し、シフトに穴を空けないためにはどのような解決策があるのでしょうか？
この記事では人材不足の原因とすぐにできる解決方法についてご紹介していきます。

なぜ人材不足が起こってしまうのか

なぜ人材不足が起こってしまうのでしょうか。
人口構成などの要因もありますが、店舗運営における課題もありますので、簡単にご紹介します。

慢性的な人材不足はこれからも進み続ける

生産年齢人口という、15歳から65歳未満の年齢に該当する、
労働意欲の有無に関わらず日本国内で労働に従事できる年齢の人口は減り続けています。

総務省の生産年齢人口の将来推計を見ると、
2030年は約6,700万人、2050年には5,000万人を割り込むと予測されています。

また、パーソル総合研究所の調査によると、飲食・小売などのサービス業が一番深刻で
このままでは2030年には644万人の不足が発生すると言われています。

※出展元：パーソル総合研究所「労働市場の未来推計 2030」

スタッフが定着しない

スタッフがすぐに辞めてしまう環境だと、いくら採用しても人材不足が解消されることはありません。
採用前には必ずスタッフが定着する環境を整えてから、採用活動を行うようにしましょう。

スタッフが定着しない理由として、労働環境が悪い、人間関係がうまくいかない、
勤務時間の自由度が低くプライベートとの両立が難しいなど様々な要因がありますので
自社・自店舗になぜスタッフが定着しないのかを分析した上で取り組むようにしましょう。

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※バイトルドットコム調査より

人が足りないときの具体的な対策

スタッフが定着する環境をつくってもすぐに人材不足が解決するわけではありません。
ここでは人が足りないという状況で、取り組める具体的な施策についてご紹介いたします。

採用時に勤務条件をすり合わせる

採用をする際に、スタッフ側の”はたらきたい曜日・時間”とお店側の”はたらいてほしい曜日・時間”、それぞれの条件をすり合わせるようにしましょう。

求人募集の際には、特に人の足りていない曜日や時間を指定して募集をかけ、
面接に来た人と勤務条件について面接時に認識がずれないように確認することが重要です。

外国人やシニアなど採用する幅を広げる

外国人やシニアなど、いままで活用していなかった人材にも目を向けてみましょう。
日本国内の生産年齢人口の減少は進むものの、日本に住む外国人労働者は増え続けています。
実際、令和元年の在留外国人数は約282万人で過去最高となっています。
※令和元年６月末現在における在留外国人数について（速報値）

また、若年層の労働力が減少していることからシニアの活用も視野に入れましょう。
年代別の労働人口比率を見てみると、60代の約半数の55.3％が現在はたらいていることが分かりました。
※総務省「労働力調査」をもとにパーソル総合研究所にて算出

在籍しているスタッフを育成する

人が足りないのになぜ育成？と思うかもしれませんが、
スタッフの教育に力を入れることで、様々な業務ができるスタッフが増え、
人材が足りない場合でも業務を回せるようになります。

人材が足りないときにはつい育成がおろそかになってしまいますが、
長期的に見るとスタッフの育成は人材不足解消に有効な打ち手となります。

シフト管理を見直してみましょう

いままで採用していなかった層の採用やスタッフの育成を実施しても、
シフトを組む際に「なんとなく◯名必要」という計画では本当に人が足りていないのかわかりません。
人材不足がどうしても解消できない、具体的な施策が思いつかないという方は、まずシフト管理を見直してみてはいかがでしょうか。
関連記事　＞　シフト管理の完全版！課題と管理方法、手順や効率化のコツとは？

スタッフにシフト希望を増やしてもらう

いくら人を採用してもスタッフから出てくるシフト希望が少ないと、人材不足は解消しません。
ポイントは、スタッフがシフトに入れる時間・頻度を可能な限り最大化することですが、
時間的制約のあるスタッフに「もっとシフト出してよ」と無理を強いることはできません。

本当はもっとシフトに入れるけど、先の予定がわからないため少なめにシフトを出している場合には、

・1回あたりの勤務時間を伸ばせないか ・いつもより頻度高くシフトに入ってくれないか

など、はたらく時間や頻度を増やすようにお願いをしてみてもいいかもしれません。

数字に基づいてシフトを調整する

勘や感覚で◯名必要と計画を立てるのではなく、
過去の売上からの予測によって日と時間あたりに何名必要なのか計画を立てるようにしましょう。
休日と平日でも必要な人数は異なりますし、繁忙期には多めに人員を配置しなければなりません。
関連記事　＞　人件費削減は「シフト管理」から。人件費をうまくコントロールする方法とは？

ヘルプを活用する

シフトを組んでいるときにどうしてもシフトに穴が空いてしまう、ということは発生します。
そのときには近隣の同じ系列の店舗から手伝いに来てもらう「ヘルプ」をうまく活用しましょう。
パーソルイノベーションの調査ではスタッフはいまよりもう少しはたらきたいということがわかっており、
人材不足の解消にも繋がりますし、スタッフの稼働率を上げることができます。

シフト管理を効率的に行う方法

シフト管理は人件費のコントロールだけではなく、人材不足の解消にも有効なことがあります。
ただ忙しい中でシフト管理にそこまで時間をかけられないよ、という方も多いのではないでしょうか。
そこで人件費や必要な人数を簡単に把握でき、シフト管理を効率的に行うことができる
「シェアフルシフト（旧Sync Up）」を紹介させていただきます。

時間あたりの過不足がひと目で分かる

あらかじめシェアフルシフト（旧Sync Up）上に時間あたりに必要な人数を入力しておくことで、
「その時間人が足りているのか、足りていないのか」がひと目で分かるため、
運営に必要な人数を簡単に把握し、人員を配置することができます。

複数店舗でのヘルプが簡単になる

人材が余ったときの他店への応援や、ヘルプ要請に対してシフトの応援が画面上で完結します。
一人ひとりに個別連絡を取ることなく、ヘルプのやり取りも１クリックで完了し、
ヘルプが確定すると同時にスタッフにもヘルプの情報を通知されるので、連絡漏れがありません。